Vi har haft fornøjelsen af at arbejde tæt med nogle af Danmarks dygtigste og mest erfarne udlejningsteams. Når jeg er dykket nærmere ned i deres arbejdsgange og systemer, så er der én ting, der har slået mig:

Det er ikke størrelsen på teamet, der gør forskellen – det er måden, teamet arbejder på.

Nogle teams knokler med hænderne fulde og systemer, der modarbejder dem. Andre har bygget en strømlinet udlejningsmaskine, hvor tingene flyder. Jeg har set mange forskellige setups, men der er især tre ting, som går igen hos de teams, der lykkes bedst.

‍

1. Kommunikation: Skab én fælles arbejdsoverflade

Hvad de bedste gør:
‍
Effektive teams har gjort op med mails, notesbøger og mundtlige aftaler. Kommunikationen sker der, hvor arbejdet sker – direkte i systemet. Alle kan se, hvad status er, hvem der har ansvaret, og hvad næste skridt er.

Hvad I kan gøre:
‍
– Stop med at kommunikere parallelt på mail og telefon.
– Find ét system, hvor alle arbejder – og hold jer til det.
– Lav klare regler for, hvordan I dokumenterer og overleverer sager.

Det fjerner usikkerhed og minimerer risikoen for misforståelser.

‍

2. Sagsgange: Gør det let at gøre det rigtige

Hvad de bedste gør:
‍
De arbejder i ét samlet system. Intet med at uploade filer flere steder, sende dokumenter rundt på mail eller kopiere data mellem platforme. Processen er nem at forstå, svær at gøre forkert – og designet til at fjerne friktion.

Mange starter i et regneark. Vi ser alt for mange, der aldrig kommer videre. Jo længere man bliver i Excel-tankegangen og arbejder med manuelle overleveringer, jo større bliver risikoen for fejl, forsinkelser og flaskehalse.

Hvad I kan gøre:
‍
– Kortlæg jeres nuværende proces: Hvor går det galt? Hvor skal I dobbeltarbejde?
– Definér og dokumentér jeres arbejdsgange – især hvis de stadig kræver, at nogen “lige skal huske noget”.
– Og endnu bedre: Brug et system, hvor det meste sker automatisk, i den rigtige rækkefølge – og hvor intet går tabt mellem hænder.

Når processerne er enkle og indlejret i systemet, bliver det lettere for alle at gøre det rigtigt. Og det frigiver tid til det, der faktisk kræver menneskelig vurdering.

‍

3. Strategi: Kend jeres mål – og byg efter dem

Hvad de bedste gør:
‍
De har en tydelig udlejningsstrategi, som ikke bare er “udleje alt hurtigt”. De har gjort op med sig selv, hvad målene er på tværs af hele forretningen. Skal vi undgå tomgang for enhver pris - og hvordan? Hvordan øger vi loyaliteten? Hvordan nedbringer vi churn? Er der måder hvorpå vi kan styrke lejernes opfattelse af os som virksomhed? Strategien styrer arbejdsgangene – og afspejles i systemet.

Hvad I kan gøre:
‍
– Stil jer selv (og hinanden) spørgsmålet: Hvad er vi egentlig sat i verden for?
– Sæt konkrete mål – og gør dem til en fast del af jeres dialog.
– Brug jeres strategi til at prioritere: Hvad gør vi først? Hvad kan vente?

Det er svært at optimere, hvis I ikke ved, hvad I optimerer efter.
‍

‍

Test jer selv: Hvor effektivt arbejder I?

Her er fem spørgsmål, I kan bruge til at tage temperaturen på jeres setup:
‍

1. Kan alle i teamet se, hvor en sag er – og hvem der har bolden?
   
   
2. Bruger vi ét system – eller jonglerer vi med flere? Hvor mange?
   
   
3. Er vores arbejdsgange dokumenterede, lette og intuitive?
   
   
4. Har vi en fælles strategi for udlejning, som alle kender og arbejder efter?
   
   
5. Oplever vi, at vores systemer hjælper os – eller spænder det ben?
   
   

Hvis du kan svare klart “ja” til det meste, er I godt på vej.

Hvis ikke – så er det måske tid til at justere kursen.

Vi arbejder hver dag med at hjælpe udlejningsteams med at få mere styr på processer, kommunikation og strategi – og vi deler gerne vores erfaringer med jer.
‍

‍

👉 Du er velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak

‍